4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzern die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.

Es können bei der Registrierung Pflichtangaben abgefordert werden. Diese müssen vollständig und korrekt angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Registrierung abgelehnt.

Unter anderem bei folgenden Aktivitäten ist ein Registrierungsprozess in der Regel erforderlich:

• Anmeldung als Teilnehmer an einer Veranstaltung
• Aktionen als Referent bzw. Vorsitzender einer Session
• Verwendung der Favoritenfunktion des Konferenz-Planers

Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses und der Nutzung der Funktionen der Software erhoben und gespeichert:

• Zugangsdaten (Nutzername, Name, Passwort)
• Adressdaten
• E-Mail-Adresse
• Technische Anfroderungen
• Barrierefreiheit
• Essenspräferenzen
• Informationen zu eingereichten Beiträgen
• Zeitliche und räumliche Planungsdaten (Konferenzplan)
• Newsletterbestellung (Abo jederzeit kündbar)

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des Nutzers zur Veranstaltung „spacing – Lernen zwischen Räumen.“ dient der Koordination des Teilnehmer- und Beitragsmanagement. Zudem ermöglicht die Plattform eine übersichtliche und vereinfachte Informationsvermittlung zur Veranstaltung.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Daten werden im Dezember 2025 aus dem System entfernt.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern oder löschen lassen. Bei Löschung der gespeicherten Daten ist ein Teilnahme an der Konferenz leider nicht möglich.

Bitte wenden Sie sich dazu per Email oder Telefon an spacing@uni-weimar.de.

Video-, Bild- und Tonaufnahmen während der Veranstaltung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Während der dreitägigen Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen zur Dokumentation gemacht. Personen, die nicht abgebildet werden möchten, haben die Möglichkeit bei der Online-Anmeldung die Einwilligung abzulehnen. Diese werden an ihrem Namensschild entsprechend gekennzeichnet. 
Die Aufnahmen sollen zudem auf folgenden Plattformen veröffentlicht werden:

www.db-thueringen.de, eTeach-Webseite: Startseite - eTeach-Netzwerk Thüringen LinkedIn, Instagram, Newsletter und Vimeo und den Kanälen der Bauhaus-Universität Weimar: Webseite, Instagram, LinkedIn.
Die Social-Media-Kanäle werden genutzt, um redaktionelle Inhalte für die Bekanntmachung der Veranstaltung zu veröffentlichen.
Verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben sind in getrennter Verantwortung die Bauhaus-Universität Weimar ebenso wie die Betreiber der jeweiligen hier genannten Plattformen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Basis der allgemeinen Geschäfts-, Nutzungs- und Datenschutzbedingungen des Dienstanbieters. Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Plattformbetreiber kann die Universität nicht die Verantwortung übernehmen.

Wir haben keinen Einfluss auf die Art und den Umfang der durch die Betreiber verarbeiteten Daten, die Art der Verarbeitung und Nutzung oder die Weitergabe dieser Daten an Dritte. Für welche Zwecke die Betreiber diese Daten verwenden, wie lange sie gespeichert und in welchem Maße sie an Dritte weitergegeben werden, darüber geben die Konzerne nicht hinreichend Auskunft. Einige Angaben hierzu finden Sie in den im Folgenden verlinkten Datenschutzerklärungen der Betreiber.

Verantwortliche für die jeweilige Plattform sind:

Facebook
Meta Platforms Ireland Limited, ATTN: Privacy Operations, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/about/privacy
Datenschutzbeauftragter: https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970

Instagram
Meta Platforms Ireland Limited, ATTN: Privacy Operations, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland Datenschutzerklärung: https://privacycenter.instagram.com/policy/?entry_point=ig_help_center_data_policy_redirect

Vimeo
Vimeo.com, Inc., Attention: Data Protection Officer, 330 West 34th Street, 0th Floor, New York, New York 10001
Datenschutzerklärung: https://vimeo.com/privacy
Datenschutzbeauftragter: https://vimeo.com/privacy#how_to_contact_us

LinkedIn
Datenschutzhinweise: LinkedIn Datenschutzrichtlinie

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Teilnehmers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese wird mit dem Aktivieren der Checkbox bei der Registrierung erteilt.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung der im Einreichungs- und Anmeldeformular erhobenen Daten (Name, Kontaktdaten, institutionelle Zugehörigkeit sowie der eingereichte Beitrag) erfolgt zum Zwecke der Organisation der Jahrestagung. Dies umfasst die Programmplanung, die Kontaktaufnahme sowie die Veröffentlichung des Namens der Beitragenden sowie des Beitrags auf der Website der Jahrestagung (www.eteach-thueringen.de/jahrestagung). 
Die Foto- und Videoaufnahmen dienen dem dokumentarischen Zweck und der nachträglichen Berichterstattung über Webseite, Newsletter und den Social-Media-Kanälen der Bauhaus-Universität Weimar und des eTeach-Netzwerks Thüringen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden solange gespeichert, wie dies für die Verfolgung der genannten Zwecke erforderlich ist und anschließend den Vorgaben der DSGVO entsprechend gelöscht. 

5. Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Für einen Widerruf melden Sie sich bitte unter spacing@uni-weimar.de 

Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der Art. 12 ff. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung und Löschung der Verarbeitung

Sie haben darüber hinaus das Recht auf Einschränkung (Art. 17 DSGVO) oder Löschung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten.

4. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht, haben Sie das Recht auf Übertragung Ihrer Daten gemäß Art. 20 DSGVO.

6. Widerspruchsrecht

Beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Aufsichtsbehörde:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 900455
99107 Erfurt